Assistant(e) administratif(ve) de la direction des projets et du cimetière

Ouvert aux contractuels et aux fonctionnaires

Missions / conditions d'exercice

Missions principales du poste :

Assistance administrative de la Direction Projets
• Fonctions de secrétariat et d’assistance administrative pour la Direction
• Accueil physique et téléphonique relatifs aux projets de bâtiments, éclairage public, orientation/renseignements des appels pour les projets en cours
• Transmission des informations à la directrice, prises de rendez-vous, relances
• Rédaction de courriers, mails, prise de notes pour compte-rendu de réunions
• Classement, archivage et mise à jour des dossiers

Suivi administratif et financier des activités de la Direction
• Etablissements des bons de commande et suivi de facturation pour l’ensemble des affaires traitées
• Suivi particulier des signalements et interventions en éclairage public sur plateforme dédiée
• Suivi et relevé technique des dysfonctionnements auprès des différents prestaires de la commune sur plateforme dédiée (société exploitation/maintenance chauffage, compagnie des eaux, fournisseur d’électricité…)
• Transmissions des signalements de dysfonctionnements à la hiérarchie, au responsable des services techniques, entreprises prestataires, agents de la Direction projets, aux autres directions, collectivités territoriales et concessionnaires (ENEDIS, GRDF, MEL, télécom,…)

Gestion administrative du cimetière
• Accueil physique et téléphonique relatifs à la gestion du cimetière
• Information et accompagnement des usagers
• Utilisation du logiciel de gestion du cimetière et mise à jour des dossiers administratifs
• Établissement et suivi des documents spécifiques : actes légaux, demandes d’autorisation de travaux, reprises de concessions, suivi facturation…
• Communication et échange avec les agents du cimetière, les pompes funèbres, les différents services de la commune notamment l’état civil et le guichet unique pour le suivi et l’exécution des dossiers
• Veille et mise à jour perpétuelle des documents cimetière, tableau de suivi de concessions échues, veille règlementaire
• Visites sur site occasionnelles

Participation au suivi administratif de la sécurité des bâtiments
• Participation à la préparation et au suivi des commissions de sécurité pour les ERP du patrimoine communal
• Transmission des documents aux directions concernées
• Veille de la tenue à jour des registres de sécurité intervenants extérieurs ou en régie
• Contrôle de l’exécution des signalements

Activités occasionnelles :
• Participation au montage et transmission de dossiers simples de subventions
• Constitution et suivis de dossiers d’assurance relatifs aux bâtiments en liaison avec la Direction des Affaires Générales
• Communication à la société de maintenance et exploitation de chauffage des plannings de chauffe pour les évènements ponctuels et récurrents

Activités hors Mairie :
• Rdv de commissions de sécurité sur site
• Visite sur site : cimetière
• Rdv d’accompagnement d’entreprises sur différents sites de la ville (occasionnel)

Profils recherchés

Savoirs, savoir-faire et savoir-être fondamentaux :

Formation et qualifications :
o Formation en secrétariat ou gestion administrative
o Formation aux Marchés Publics
o Formation liée à la sécurité
o Formation liée à la réglementation funéraire

Compétences professionnelles et personnelles requises :
o Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur, logiciel dédié cimetière, plateformes diverses) sur site et en télétravail
o Techniques de secrétariat et d’accueil
o Méthodes de classement et d'archivage
o Qualités rédactionnelles
o Techniques de gestion administrative
o Organisation et anticipation
o Respect des échéances, capacité de priorisation
o Discrétion
o Rigueur
o Réactivité
o Efficacité
o Bon relationnel et diplomatie, distanciation (gestion de mécontentement possible)
o Capacité d'adaptation
o Constance, persévérance
o Curiosité